Dosarul de pensie: ce trebuie să ştii ca să nu fii surprins

Tot ce trebuie să verifici în 2025 înainte să depui cererea de pensionare — vechime, acte, ce te poate bloca.

1. Context rapid: ce spun legile noi

• Conform Casa Națională de Pensii Publice (CNPP), prin Legea nr. 360/2023 privind sistemul public de pensii, vârsta standard de pensionare este de 65 de ani atât pentru bărbaţi, cât şi pentru femei.
• Stagiul minim de cotizare contributiv este de 15 ani pentru ambele sexe.
• Stagiul complet de cotizare este de 35 de ani pentru ambele sexe.
• Un nou ordin — Ordinul nr. 342/2025 — aprobat la 5 iunie 2025, publicat în Monitorul Oficial pe 26 iunie 2025, modifică modul în care zilele lucrate se transformă în zile calendaristice pentru calculul vechimii în muncă.
• Legea nr. 9/2023 a eliminat obligativitatea de a depune unele copii de documente, iar instituțiile pot folosi datele pe care le au deja.

Ce trebuie să verifici PERSONAL înainte de dosar

La 65 de ani, merită să faci o „revizie” completă şi să bifezi următoarele:

a) Verifică stagiul de cotizare în contul tău online

• Creează/foloseşte contul pe portalul CNPP.
• Verifică dacă apar toate perioadele în care ai muncit: angajatori diferiţi, plăţi, contribuţii.
• Verifică dacă perioada totală acoperă minim 15 ani – dacă nu, chestia trebuie rezolvată.

b) Pregăteşte documentele de bază

Ultimele informaţii arată că deşi instituţia poate folosi date interne, tu tot trebuie să ai următoarele la îndemână:

• Buletin/Carte de identitate.
• Carnetul de muncă (original + copie) – dacă există.
• Diploma de studii, livret militar, acte de stare civilă (căsătorie, copii) dacă e cazul.
• Adeverinţe privind perioade de activitate după 1 ianuarie 2011 – dacă angajatorul le-a eliberat.

c) Verifică dacă ai perioade neacoperite sau firme radiate

• Dacă ai lucrat la firme care s-au radiat sau în condiţii speciale, verifică dacă în sistem apare perioada respectivă.
• Dacă există lipsuri, poate fi nevoie să soliciţi adeverinţă de vechime de la fostul angajator sau să faci dovada altfel.

d) Verifică modificările de calcul recente

• Se aplică noul ordin 342/2025 privind transformarea zilelor lucrătoare în zile calendaristice, deci ceea ce ai muncit trebuie să fie calculat corect.
• Asta poate să impacteze exact câţi ani/luni de vechime ai.

Actele concrete de depus pentru dosar

Conform procedurilor locale şi centralizate, dosarul pentru pensia pentru limită de vârstă trebuie să cuprindă (lista orientativă):

• Cerere de înscriere la pensie (formular tip) – vei găsi formularul la casa judeţeană de pensii.
• Carnetul de muncă original + copie.
• Actele de stare civilă (BI/CI, certificat naştere, certificat căsătorie).
• Diploma de absolvire + adeverinţă privind durata studiilor (dacă luată în calcul la vechime).
• Adeverinţe privind condiţii speciale/deosebite, dacă ai lucrat în astfel de condiţii.
• În cazul pensionării internaţionale sau activităţii în afara ţării, documente specifice (ex: formularul E204, E207).

Ce NU trebuie să te sperie

• Nu mai trebuie să îţi aduci toate adeverinţele de la fiecare angajator dacă datele au fost transmise electronic şi sunt în sistem – asta înseamnă mai puţin drum, mai puţine hârtii. Legea a mers spre eliminarea excesului de documente.
• Dacă ai muncit după 2001 şi angajatorul a transmis datele – e mult mai uşor.
• Îţi poţi pregăti dosarul cu calm, poţi cere consultanţă la casa de pensii locală.

Atenţionări speciale, la 65 de ani

• Verifică că vârsta de 65 de ani e îndeplinită şi că data cererii corespunde cu momentul legal.
• Verifică dacă îndeplineşti stagiul complet sau minim, în funcţie de situaţie. Dacă ai sub stagiul complet, pensia va fi calculată proporţional.
• Dacă mai lucrezi şi acum: verifică ce impact are asupra pensiei (plata contribuţiilor, eventuale restricţii).
• Dacă ai perioade în care nu ai contribuit (ex: şomaj, lucrat fără carte), verifică dacă acele perioade pot fi adăugate prin cumpărare de vechime sau alte soluţii.

Paşii finali: ce faci practic acum

1. Deschide contul online la CNPP sau accesează-l dacă există deja; verifică toate perioadele.
2. Notează ce perioade lipsesc sau nu par în ordine (ex: angajatori, ani, luni).
3. Adună actele esenţiale de mai sus – carnet de muncă, diploma, acte de stare civilă.
4. Dacă sunt lipsuri: contactează angajatorul sau casa teritorială de pensii pentru clarificări.
5. Pregăteşte cererea tip şi eventuale formulare suplimentare.
6. Depune cererea la casa teritorială de pensii şi solicită „buletin de calcul” sau adeverinţă de stagiul de cotizare pentru verificare.
7. Păstrează toate documentele, chitanţele, deciziile – în arhivă personală, pentru eventuale contestaţii.

Pare simplu, dar nu prea e…

Da — ai toate elementele să faci acest pas cu încredere. Nu mai trebuie să mergi la fiecare angajator, să aduni adeverinţe ca pe timbre, dacă datele sunt în sistem. Dar nu, nu înseamnă că stai pasiv şi speri. E nevoie să verifici, să pregăteşti, să controlezi. La 65 de ani, când dosarul tău de pensie e „proiectul mare”, merită să îl tratezi ca pe un proiect: cu plan, cu liste, cu verificări. În felul ăsta, în loc să fii speriat, eşti pregătit.

Cum obții o copie după cartea de muncă:

Ce trebuie să știi întâi

• Cărțile de muncă nu mai sunt folosite din 1 ianuarie 2011. Toate evidențele de după această dată sunt în format electronic, în baza de date a Inspectoratului Teritorial de Muncă (REVISAL).
• Așadar, nu mai ai nevoie fizic de cartea de muncă pentru perioadele de după 2011.
• Problema apare doar pentru perioadele de dinainte de 2011, când cartea de muncă era documentul oficial de evidență.

Cine are acum cartea ta de muncă

După ce s-a desființat sistemul clasic, angajatorii au fost obligați să predea cărțile de muncă:

• fie titularilor (adică ție, dacă ai ridicat-o la timp),
• fie în arhive specializate (Arhivele Naționale sau firme private de arhivare acreditate de ITM),
• fie direct la casele teritoriale de pensii, în unele cazuri (în special instituțiile publice).

Așadar, copia o obții de acolo unde a fost predată cartea ta.

Cum afli unde e cartea ta de muncă

Varianta 1: prin Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM)

• Mergi sau scrii la ITM-ul din județul unde ai avut ultimul loc de muncă înainte de 2011.
• Spune clar: „Am pierdut cartea de muncă și am nevoie să aflu unde a fost arhivată pentru a obține o copie / dovadă de vechime”.
• ITM are evidența societăților comerciale și te poate informa ce firmă de arhivare a preluat fondul de documente.

Exemplu: „Societatea X S.A. a predat arhiva de personal către Arhivatorul Y S.R.L., tel. …”.

Varianta 2: dacă știi sigur unde ai lucrat

• Poți contacta direct angajatorul (dacă mai există).
• Dacă firma s-a închis, căut-o în Registrul Comerțului (ONRC).
  Vezi cine a fost lichidatorul / administratorul final și contactează-l – are obligația să spună unde a predat arhiva de personal.

Varianta 3: verifică în Arhivele Naționale

• Unele instituții (școli, primării, unități de stat) și-au predat direct arhivele către Serviciul Județean al Arhivelor Naționale.
• Poți suna acolo (fiecare județ are un sediu) și întrebi:
  „Aș dori să aflu dacă există la dvs. fondul de documente al instituției X, pentru a obține o copie după cartea mea de muncă.”

Ce documente trebuie să duci

Când ai aflat unde se află arhiva, pentru eliberarea copiei trebuie:

• cerere scrisă (au ei formulare tip),
• actul de identitate (original și copie),
• CNP-ul corect și perioada de muncă aproximativă (de ex. 1979–2002),
• eventual dovada că ai fost angajat acolo (contract vechi, fluturaș de salariu, decizie de angajare).

Unele firme de arhivare cer și o taxă mică (20–50 lei) pentru căutare și emiterea copiei.

Cât durează

– Dacă știi exact unde e arhiva → între 3 și 10 zile lucrătoare.
– Dacă nu știi deloc și trebuie să caute ITM și Arhivele Naționale → poate dura 2–4 săptămâni.

Ce primești concret

Nu vei primi „cartea de muncă” fizic, ci:

• o copie certificată (xerox legalizat) a paginilor din cartea originală,
  sau
• o adeverință de vechime eliberată de arhivator / Arhivele Naționale, în care sunt trecuți toți anii și locurile de muncă.

Aceasta are valoare legală deplină pentru dosarul de pensie.

Recomandare finală

După ce obții copia:

1. Fă mai multe exemplare (una pentru pensie, una pentru arhiva personală).
2. Scanează-le și păstrează-le digital.
3. Dacă vezi erori în perioade sau funcții, notează-le — le poți corecta ulterior la Casa de Pensii.

Nu există încă o procedură complet online prin care să obții instant „o copie digitală” a cărţii de muncă pierdute, în sensul că totul să se rezolve exclusiv pe internet.

Dar da — sistemul funcţionează în aşa fel încât trebuie să faci mai multe demersuri fizice sau mixte (online + la ghişeu) pentru a remedia problema. Iată ce am găsit şi ce poţi să faci concret:

Ce poţi obţine online sau parţial online

• Datele privind stagii de cotizare după 2001 sunt electronicizate (prin registrul REVISAL şi sistemele de evidenţă ale Casa Națională de Pensii Publice) — deci în parte documentele sunt stocate digital.
• Poţi verifica ce perioade apar în sistemul pensiei tale – prin contul online sau consultare la casa de pensii – pentru a vedea ce date sunt recunoscute.
• Poţi publica online anunţ de pierdere a cărţii de muncă în Monitorul Oficial al României, Partea III-a.

Ce NU poţi face (încă) complet online

• Nu există o platformă unde să „îţi apară” direct o copie completă a cărţii de muncă pierdute – cu toate locurile de muncă listate – fără alte demersuri.
• Pentru perioadele de muncă până la 31 decembrie 2010 (cartea clasică) revine responsabilitatea solicitantului să dărâme lipsuri sau să facă demersuri (angajatori, arhive, instanţă) dacă datele sunt incomplete.
• Dacă angajatorii sau arhivele nu au transmis datele, nu se poate rezolva totul online simplu; pot fi necesare adeverinţe, arhive fizice, anchete în arhive sau chiar acţiuni în instanţă.

Ce trebuie să faci tu dacă ţi-ai pierdut cartea de muncă

1. Publică pierderea în Monitorul Oficial, Partea III-a. (online / formular, dar trebuie dovada)
2. Verifică în contul tău la casa de pensii ce perioade de cotizare apar.
3. Depune cerere la casa de pensii şi/sau ITM, cu acte (copie CI, etc) pentru eliberarea unei adeverinţe de vechime, bazată pe datele existente.
4. Pentru perioadele care lipsesc sau pentru care nu există date, pregăteşte demersuri suplimentare (angajatori, arhive, instanţă) – dacă vrei să le valorifici.
5. Păstrează dovezile (publicaţia în Monitorul Oficial, cereri, răspunsuri) în dosarul tău.

Model cerere

[COMPLETEAZĂ-ŢI DATELE AICI]

Către
Casa Naţională de Pensii Publice – [sediul judeţean corespunzător]
[Adresa completă]
Judeţul …

Subiect: Cerere de eliberare adeverinţă de vechime în muncă / copie după cartea de muncă pierdută

Stimate domn / Stimata doamnă,

Subsemnatul,
Nume şi prenume: …
CNP: …
Adresa de domiciliu: …
Telefon / e-mail: …

Vă adresez prezenta cerere cu rugămintea de a-mi elibera o adeverinţă de vechime în muncă în scopul dosarului de pensie/pensionare, pentru perioada în care am desfăşurat activitate profesională, întrucât cartea mea de muncă a fost pierdută / deteriorată şi nu mai poate fi prezentată.

Pentru identificarea completă vă aduc următoarele date privind activitatea mea profesională:

• Angajator 1: Denumire, perioada aproximativă: de la … până la …
• Angajator 2: Denumire, perioada aproximativă: de la … până la …
  (Adăugaţi toate angajamentele pe care le aveţi)

Ataşez copie (sau voi depune) după actul de identitate şi orice alte documente în posesia mea care atestă activitatea desfăşurată până la momentul prezent.

Vă mulţumesc anticipat pentru sprijin şi cooperare.
Cu stimă,
[Semnătura]
[Data]

Epilog: dosarul de pensie și marea împăcare cu birocrația

Să-ți faci dosarul de pensie în România e, încă, o aventură. Nu periculoasă, dar obositoare.
Ți se cere răbdare, un pix care scrie, o memorie bună și un pic de umor.
Nu pentru că funcționarii ar fi răi, ci pentru că statul român e un animal bătrân, care învață greu mersul digital.

Și totuși, lucrurile se mișcă.

Cartea de muncă, simbolul unei epoci în care totul se scria cu pixul pe file groase, a fost înlocuită de baze de date.
Casa de Pensii are, în sfârșit, o imagine completă a vieții profesionale pentru ultimii 20 de ani.
E adevărat, pentru deceniile de dinainte de 2001 mai trebuie scotocit prin arhive, dar nu mai e haosul de altădată.
O cerere, un drum la ITM, un mail la arhivă — și trecutul tău profesional se reconstruiește.

Cel mai important sfat e acesta: nu lăsa sistemul să decidă pentru tine.

Verifică, întreabă, controlează. Nu te baza pe faptul că „au ei totul în sistem”.
Birocrația românească e o combinație de progres și noroc: datele există, dar uneori trebuie să le trezești din somn.

Și mai e ceva — dosarul de pensie nu e doar o formalitate administrativă.
E un moment de bilanț.
E clipa în care realizezi că toate hârtiile, ștampilele și semnăturile alea au însemnat, de fapt, ani din viața ta.
Că sub toate rubricile alea reci se ascund diminețile tale de muncă, colegii, proiectele, oboseala și bucuriile.

Statul vede „stagiul de cotizare”. Tu vezi biografia ta.

De aceea merită să o tratezi cu demnitate.
Fiecare foaie e o zi trăită.
Și dacă statul e, uneori, confuz, e pentru că a uitat cât de uman e, de fapt, acest moment.