Potențialul IA în elaborarea și gestionarea procedurilor interne în instituțiile publice din România

Conceptul următor, cel de guvernare eficientă asistată de IA, ține de Frikipedia. E foarte posibil dar nu-și dorește nimeni din actuala administrație românească așa ceva. Fiindcă… e clar. Proceduri interne elaborate rapid, coerent și definitiv ar dinamita tot sistemul național de frecători de mentă.

Reperele de bune practici în guvernanța corporativă sunt extrem de rare, la noi

Instituțiile publice din România se confruntă adesea cu birocrație excesivă și proceduri interne stufoase, greu de înțeles și de urmat. În era digitalizării, inteligența artificială (IA) oferă oportunități noi pentru a aborda aceste probleme.

Un management eficient al procedurilor interne poate îmbunătăți considerabil calitatea serviciilor publice și încrederea cetățenilor în administrație.

Acest articol analizează ce înseamnă o procedură internă bine concepută, de ce apar deficiențe în instituțiile românești, cum poate fi utilizată IA pentru a crea și optimiza astfel de proceduri, care sunt limitele și riscurile implicării IA, precum și unde automatizarea aduce beneficii și unde este esențial controlul uman.

Ce înseamnă o procedură internă bine concepută

O procedură internă bine concepută este practic o hartă clară a pașilor și regulilor pe care funcționarii trebuie să le urmeze pentru a îndeplini o anumită activitate sau serviciu. Calitatea acestor proceduri influențează direct eficiența și transparența instituției. Elementele cheie ale unei proceduri interne bine gândite includ:

• Claritate: Procedura este descrisă într-un limbaj simplu și precis, ușor de înțeles de către toți angajații. Fiecare pas este detaliat fără ambiguități, astfel încât oricine citește documentul să știe exact ce are de făcut. Claritatea implică și definirea clară a responsabilităților – cine răspunde de fiecare etapă – și a termenelelor limită. O procedură clară reduce riscul de interpretări greșite și erori în execuție.
• Eficiență: O procedură eficientă atinge obiectivul cu un consum minim de timp și resurse. Asta înseamnă eliminarea pașilor inutili sau redundanți, simplificarea fluxului de lucru și evitarea birocrației excesive. O procedură bine concepută este optimizată astfel încât să evite pierderile de timp (de exemplu, evitarea solicitării acelorași date în etape diferite) și să folosească eficient personalul și tehnologia disponibilă. Scopul este ca procesul intern să se desfășoare rapid și cu costuri reduse, în beneficiul instituției și al cetățenilor deserviți.
• Conformitate legală: Orice procedură internă trebuie aliniată cu legislația și reglementările în vigoare. O procedură bine redactată include toate cerințele legale relevante (legi, hotărâri de guvern, ordine de ministru etc.) și se asigură că pașii propuși respectă aceste norme. Conformitatea legală oferă legitimitate acțiunilor instituției și previne problemele juridice sau sancțiunile. În practică, aceasta înseamnă actualizarea procedurilor ori de câte ori apar schimbări legislative și consultarea juriștilor în faza de concepere pentru a asigura corectitudinea din punct de vedere legal.
• Adaptabilitate: Un proces intern bine conceput trebuie să fie suficient de flexibil pentru a se adapta la schimbări. Mediul legislativ și administrativ se schimbă frecvent – apar legi noi, se reorganizează instituții, evoluează tehnologii. Adaptabilitatea unei proceduri înseamnă că aceasta poate fi revizuită și actualizată rapid când contextul o impune, fără a necesita reconstrucția completă de la zero. De exemplu, dacă o nouă lege impune cerințe suplimentare pentru emiterea unui aviz, procedura internă aferentă ar trebui ajustată prompt. Adaptabilitatea implică și posibilitatea de personalizare a procedurii în funcție de situații particulare, păstrând totodată nucleul standard. Astfel, procedura rămâne relevantă și eficace în timp.

Pe scurt, o procedură internă ideală este clară pentru executanți, eficientă ca timp și resurse, legal conformă și ușor de actualizat.

O astfel de procedură devine un instrument valoros de management intern, asigurând coerență în acțiunile zilnice ale instituției și servicii mai bune pentru cetățeni.

De ce apar proceduri neclare și incoerente în instituțiile publice din România

În practică, multe instituții publice din România se confruntă cu proceduri interne greoaie sau confuze. Cauzele pentru care aceste instituții eșuează frecvent în a concepe proceduri clare și coerente sunt diverse și adesea interconectate:

• Birocrație excesivă și suprareglementare: Tradițional, administrația publică românească a fost marcată de un nivel ridicat de birocrație. Există tendința de a introduce numeroase aprobări, semnături și ștampile pentru orice proces, ceea ce conduce la proceduri complicate. Pe de altă parte, multitudinea de legi, metodologii și reglementări care se suprapun poate genera confuzie. Instituțiile încearcă să includă în procedurile lor toate cerințele posibile, ajungând la documente stufoase și greu de urmat. Excesul de reguli și etape încetinește luarea deciziilor și descurajează atât funcționarii, cât și beneficiarii serviciilor.
• Instabilitate legislativă: Frecventele modificări legislative și schimbări de politici publice creează dificultăți în menținerea procedurilor actualizate și coerente. În România, legile și normele metodologice se schimbă uneori de la un an la altul (dacă nu și mai des). O procedură internă poate deveni rapid învechită sau neconformă dacă nu este revizuită la timp. În goana de a ține pasul cu noile reglementări, instituțiile pot petici procedurile existente adăugând paragrafe sau excepții, ceea ce duce la incoerență și chiar contradicții interne.
• Lipsa de expertiză în managementul proceselor: Conceperea unei proceduri eficiente necesită cunoștințe de analiză a proceselor, know-how juridic și abilități de redactare tehnică. Nu toate instituțiile au personal specializat în aceste domenii. Adesea, procedurile sunt redactate de compartimentele juridice sau de către funcționari cu experiență practică, dar fără pregătire formală în optimizarea proceselor. Fără o metodologie clară de elaborare, rezultatul poate fi neunitar: diferite direcții din aceeași instituție pot produce proceduri cu stil și structuri diferite, greu de integrat într-un tot coerent.
• Cultură organizațională rezistentă la schimbare: În unele cazuri, instituțiile publice mențin proceduri vechi, moștenite din trecut, chiar dacă acestea nu mai sunt eficiente. Expresia „așa am făcut dintotdeauna” ilustrează rezistența la actualizare și inovație. Această inerție organizațională face dificilă simplificarea procedurilor. Chiar și atunci când se identifică probleme, implementarea unor noi practici poate fi blocată de teama de schimbare sau de pierderea controlului. Astfel, se perpetuează proceduri incoerente, cu pași inutili sau formule învechite, pentru că nimeni nu își asumă riscul de a le reforma.
• Lipsa transparenței și a responsabilizării: Când procedurile nu sunt publicate sau comunicate clar angajaților și publicului, apar interpretări variate și practici inconsistente. În plus, dacă nu există mecanisme de accountability (adică responsabili desemnați pentru actualizarea și corectitudinea procedurilor), acestea pot rămâne neglijate. Lipsa de transparență poate fi uneori intenționată – procedurile vag definite lasă loc de manevră și decizii discreționare, ceea ce poate ascunde incompetența sau chiar comportamente neetice. În astfel de situații, efortul de a clarifica procedurile este scăzut, menținându-se status quo-ul confuz.

Toate aceste aspecte contribuie la eșecul conceperii unor proceduri clare în multe instituții românești.

Rezultatul îl resimt atât funcționarii (care se descurcă greu prin hârțogăraie și reguli contradictorii), cât și cetățenii (care primesc servicii lente și imprevizibile ca durată sau cerințe). Identificarea acestor cauze este însă primul pas spre remedieri – iar aici intervine potențialul noilor tehnologii, precum inteligența artificială, de a sprijini schimbarea în bine.

Cum poate contribui inteligența artificială la generarea și optimizarea procedurilor interne

Dezvoltarea rapidă a inteligenței artificiale (IA) deschide perspective interesante pentru modernizarea administrației publice. IA poate fi utilizată ca un asistent inteligent care să ajute la crearea, revizuirea, corelarea și actualizarea procedurilor interne, făcându-le mai clare și mai eficiente. Iată câteva moduri concrete în care IA poate fi implicată în acest proces:

Generarea automată a procedurilor și documentației interne

Modelele de IA generativă, cum sunt cele de tip chatbot sau large language model, pot redacta automat documente pe baza unor instrucțiuni sumare. În contextul instituțiilor publice, asta înseamnă că un funcționar ar putea furniza unui asistent AI informațiile de bază – scopul procedurii, pașii majori, temeiul legal relevant – iar AI-ul să producă un draft al procedurii interne.

Acest prim proiect ar conține structurarea logică a pașilor, formulări clare și eventual un limbaj standardizat.

Practic, IA poate acționa ca un “redactor” rapid, scutind timpul pe care l-ar consuma scrierea de la zero a documentului. De exemplu, dacă o primărie dorește să elaboreze o nouă procedură pentru emiterea online a autorizațiilor de construire, ar putea folosi IA pentru a genera scheletul documentului, incluzând secțiuni precum depunerea cererii, verificarea conformității documentelor, plata taxelor și emiterea autorizației electronice.

Acest conținut generat automat poate apoi fi revizuit și completat de personalul uman. În unele administrații locale din străinătate, astfel de abordări au început deja să fie testate: de pildă, în Statele Unite, funcționari din orașe precum San Francisco sau Seattle au folosit instrumente bazate pe IA (gen ChatGPT) pentru a redacta schițe de politici sau scrisori oficiale, pe care ulterior le-au editat manual. Aceste exemple arată că IA poate prelua sarcina consumatoare de timp a redactării inițiale, permițând experților umani să se concentreze pe conținutul de fond și pe acuratețea informațiilor.

Revizuirea și îmbunătățirea clarității și conformității

IA poate servi și ca un revizor inteligent al procedurilor existente. Prin procesarea limbajului natural, un algoritm poate analiza un document procedural și poate identifica pasaje neclare, termeni incoerenți sau posibile omisiuni.

De exemplu, un asistent AI ar putea semnala că într-o procedură sunt definiți doi termeni diferiți pentru aceeași noțiune (lack de consecvență terminologică) sau că un anumit pas nu este suficient de detaliat.

De asemenea, IA poate verifica conformitatea procedurii cu cadrul legal: prin compararea conținutului documentului cu textele de lege relevante (accesibile într-o bază de date), poate evidenția eventuale nealinieri.

Imaginați-vă un sistem AI care, primind o procedură internă a unei primării, poate sublinia: „Pasul 5 nu menționează timpul maxim de soluționare, deși Legea X/2020 impune un termen de 30 de zile”. Astfel de sugestii automate ar fi de mare ajutor juriștilor și managerilor de proces, care altfel ar trebui să facă manual verificarea.

Totodată, IA poate evalua lizibilitatea documentului – există deja algoritmi care măsoară cât de ușor de citit este un text și dacă propozițiile sunt prea lungi sau complicate.

Prin implementarea acestor instrumente, instituțiile pot simplifica limbajul administrativ, făcând procedurile mai ușor de înțeles nu doar pentru angajați, ci și pentru publicul larg atunci când procedurile sunt publice. Un exemplu practic vine din țări nordice, unde administrațiile experimentează folosirea IA pentru a transforma textele juridice sau administrative într-o variantă mai „prietenoasă” pentru cetățeni, fără a altera sensul juridic.

Așadar, IA poate acționa ca un consultant virtual care sugerează îmbunătățiri de claritate și corectitudine, reducând erorile și inconsistențele.

Corelarea procedurilor cu alte documente și baze de cunoștințe

Instituțiile publice mari gestionează zeci sau sute de proceduri interne, adesea interdependente. O schimbare într-o procedură (de exemplu, la Ministerul Finanțelor) poate afecta procedurile altui departament (de exemplu, la Ministerul Dezvoltării, în cazul unui proiect finanțat).

IA poate fi folosită pentru a corela și centraliza informațiile, construind o rețea inteligentă a procedurilor. Prin tehnici de analiză semantică, un algoritm poate detecta referințele încrucișate: dacă o procedură face trimitere la alta sau la o anumită lege. Astfel, devine posibil să identifici rapid potențiale contradicții sau zone unde trebuie alinieri.

De exemplu, dacă procedura de achiziții publice a unei primării spune că aprobarea finală o dă Serviciul Juridic, dar o altă procedură internă a aceleiași primării (cea de avizare a contractelor) prevede că Serviciul Economic dă aprobarea finală, AI-ul poate semnala conflictul.

Acest lucru este dificil de făcut manual când volumul de documente este mare, dar un sistem inteligent poate parcurge rapid toate fișierele.

În plus, corelarea se extinde și la baze de date juridice: IA poate lega procedurile interne de articolele de lege specifice pe care se bazează.

Astfel, un funcționar ar putea, cu un clic, să vadă nu doar procedura, ci și temeiul legal actualizat. Țări avansate digital, precum Estonia(!), investesc în infrastructuri unde diferite sisteme informatice publice comunică – pe viitor, adăugând un strat de inteligență artificială, s-ar putea ca modificarea unei legi în parlament să declanșeze automat notificări către toate procedurile interne impactate, folosind această corelare inteligentă.

Pentru România, ar însemna că instituțiile nu ar mai lucra în silo-uri informaționale, ci ar avea o hartă comună a proceselor, menținută cu ajutorul IA.

Actualizarea dinamică și întreținerea procedurilor

Una dintre marile provocări este menținerea procedurilor mereu la zi. Un sistem de IA bine antrenat pe documente juridice și administrative ar putea monitoriza continuu schimbările relevante (legi noi publicate în Monitorul Oficial, ordine de ministru, metodologii actualizate) și ar putea propune actualizări automate ale procedurilor interne.

Spre exemplu, dacă apare o nouă reglementare UE care impune criterii suplimentare de mediu în proiectele publice, IA poate identifica procedurile instituției legate de managementul proiectelor și sugera adăugarea noilor criterii acolo.

De asemenea, IA poate încorpora feedback-ul din practică: analizând date despre derularea efectivă a proceselor (timpi de rezolvare, puncte unde apar frecvent blocaje sau reclamații ale cetățenilor), algoritmul poate indica unde procedura ar trebui ajustată.

Un astfel de mecanism de învățare din experiență ar transforma procedurile în documente vii, nu setate în piatră. Putem lua exemplul companiilor private, unde se folosesc platforme de tip workflow inteligente: dacă se observă că un anumit pas din flux întârzie mereu finalizarea, sistemul semnalează și sugerează schimbări (poate delegarea acelui pas către alt departament sau automatizarea lui).

În administrația publică, un model experimental interesant vine din Canada, unde guvernul federal a dezvoltat un asistent virtual numit CANChat pentru funcționari. Acest asistent bazat pe IA poate ajuta la redactarea și editarea documentelor interne, dar și la gestionarea informației într-un mod sigur (datele rămân confidențiale, IA rulând pe infrastructura guvernamentală).

Astfel de soluții ar permite instituțiilor românești să-și întrețină procedurile la standarde înalte, cu efort redus – practic, un “coleg virtual” care veghează continuu ca procedurile să fie corecte și optimizate.

Exemple internaționale și modele de referință

La nivel global, tot mai multe administrații testează puterea IA în procesele interne. Am menționat deja experimente din SUA, unde angajații publici folosesc chatboți generativi pentru drafturi de documente și răspunsuri către cetățeni.

De asemenea, unele primării au constatat că IA poate sintetiza rapid comentarii publice sau rapoarte de audit pentru a extrage punctele esențiale, economisind timp prețios funcționarilor.

În Europa, există inițiative pilot, cum ar fi proiecte ale Comisiei Europene, menite să exploreze cum automatizarea inteligentă poate reduce sarcinile administrative. Chiar și la nivelul Uniunii Europene se discută despre interoperabilitatea datelor și sistemelor (“only once principle”), ceea ce pregătește terenul pentru utilizarea IA: dacă datele sunt conectate, un algoritm le poate exploata pentru a lua decizii sau a formula proceduri uniformizate.

Un exemplu notabil este cel al orașului Helsinki, care a implementat un asistent virtual pentru a ajuta funcționarii să găsească rapid informații în baza de cunoștințe a primăriei – e ca un motor de căutare inteligent care răspunde în limbaj natural la întrebări despre reglementări și pașii procedurali.

Astfel de modele ar putea fi replicate și în administrațiile locale din România. Mai aproape de noi, Guvernul României însuși și-a propus în Strategia națională privind inteligența artificială (2024-2027) explorarea beneficiilor IA în sectorul public, menționând explicit simplificarea proceselor administrative ca direcție de acțiune. Deși suntem la început de drum, tendința este clară: IA poate deveni un aliat strategic în efortul de debirocratizare și eficientizare a instituțiilor.

Prin toate aceste modalități, inteligența artificială are potențialul de a schimba radical modul de elaborare și gestionare a procedurilor interne. Important de subliniat este că IA nu vine să înlocuiască factorul uman decizional, ci să îl asiste.

Un studiu recent estima că aproximativ o treime din sarcinile zilnice din sectorul public ar putea fi preluate sau automatizate de IA generativă, permițând angajaților să se concentreze pe problemele cu adevărat complexe și care necesită judecată omenească.

Acolo unde este implementată cu discernământ, IA poate fi exact instrumentul care degrevează instituțiile de povara hârtiilor și procedurilor confuze, lăsând loc pentru inovație și servicii publice mai agile.

Limitele și riscurile folosirii IA în gestionarea procedurilor interne

Deși beneficiile potențiale sunt mari, implicarea inteligenței artificiale în elaborarea și administrarea procedurilor interne nu este lipsită de provocări. Există o serie de limite și riscuri ce trebuie luate în considerare, pentru a evita situații în care “leacul e mai rău decât boala”. Iată principalele aspecte de care trebuie ținut cont:

• Lipsa contextului juridic local și a expertizei de fond: Un sistem AI, oricât de avansat, operează pe baza datelor cu care a fost antrenat. Dacă modelul nu a fost specializat pe legislația și realitățile din România, există riscul să genereze proceduri sau recomandări care nu se potrivesc contextului local. De exemplu, un AI antrenat preponderent pe texte în limba engleză ar putea sugera practici administrative care funcționează în alte țări, dar sunt incompatibile cu legile românești. Chiar și un AI antrenat pe date locale poate să nu prindă nuanțe importante – cum ar fi diferențele subtile între procedurile cerute de două ordonanțe aparent similare. Astfel, dacă se bazează excesiv pe AI, instituțiile ar putea adopta proceduri care ulterior se dovedesc neconforme cu legea sau nepotrivite situației din teren. Expertiza funcționarilor publici și a consilierilor juridici rămâne crucială: aceștia trebuie să verifice și valideze tot ce propune AI-ul, asigurându-se că se încadrează corect în realitatea juridică și administrativă românească.
• Rigiditate și lipsa de nuanță: Deși IA poate ajuta la standardizarea și uniformizarea procedurilor (ceea ce în general este un lucru pozitiv), există pericolul ca rezultatele sale să fie prea rigide. Algoritmii tind să formalizeze totul, iar procedurile generate automat ar putea să nu lase spațiu pentru excepții sau judecăți de caz. Or, în administrație apar situații particulare, neprevăzute de regula generală, care necesită flexibilitate și discernământ uman. Dacă instituțiile ar urma orbește un text produs de AI, s-ar putea ajunge la abordări inflexibile: de exemplu, un cetățean care nu se încadrează perfect într-o casuistică ar putea fi nedreptățit pentru că “procedura automatizată nu acoperă cazul lui”. În plus, un AI, neavând empatie sau intuiție, nu poate introduce în proceduri elemente de umanitate acolo unde e nevoie (cum ar fi un pas de consiliere personală într-o procedură destinată persoanelor vulnerabile). Așadar, riscul este ca utilizarea necriticată a IA să conducă la hiper-formalizare, pierzându-se suplețea necesară în unele procese administrative.
• Riscuri etice și de bias: Sistemele de inteligență artificială pot moșteni sau amplifica părtinirile (bias) prezente în datele pe care le-au învățat. Dacă AI-ul folosit pentru a crea proceduri a fost antrenat pe documente existente, este posibil ca el să perpetueze unele practici discriminatorii sau incorecte. De exemplu, dacă în trecut procedurile dintr-un anumit domeniu au ignorat sistematic nevoile unei minorități, un AI ar putea considera acea omisiune ca normală și să o mențină. Un alt aspect etic este transparența: deciziile propuse de AI – de pildă, de ce sugerează eliminarea unui pas din procedură – pot fi opace (așa-numita problemă a “cutiei negre”). În administrația publică, transparența și justificarea deciziilor sunt valori esențiale; dacă procedurile sunt construite cu ajutorul AI, ar trebui ca rațiunile din spatele lor să fie inteligibile pentru factorii de decizie și pentru cetățeni. Mai există și riscul iresponsabilității difuze: cine răspunde dacă o procedură generată de AI conține o eroare gravă? Funcționarii s-ar putea ascunde în spatele “așa a dat calculatorul”, ceea ce complică tragerea la răspundere. Pentru a preveni aceste probleme, e necesară o guvernanță solidă a utilizării IA, cu principii etice clare (cum ar fi cele propuse de Uniunea Europeană prin viitorul Act privind Inteligența Artificială): AI-ul trebuie folosit responsabil, supravegheat de oameni și supus auditării periodice pentru eliminarea bias-urilor.
• Dependența de date și calitatea acestora: O IA eficientă se bazează pe date – texte ale procedurilor vechi, legislație, indicatori de performanță etc. Dacă aceste date sunt incomplete, neactualizate sau eronate, sugestiile IA vor fi de proastă calitate (garbage in, garbage out). Instituțiile publice românești au uneori probleme în a-și gestiona arhivele documentare și bazele de date. Înainte de a adopta soluții AI, ele trebuie să investească în digitalizarea și curățarea datelor. Altfel, există riscul ca IA să ia decizii bazate pe informații depășite sau pe situații care nu mai sunt relevante. De asemenea, dacă procedurile interne nu au fost niciodată bine puse pe hârtie (sau pe intranet), AI nu are pe ce învăța corect, deci nu poate “inventa” din neant cele mai bune practici. Calitatea rezultatelor IA va reflecta calitatea cunoașterii instituționale stocate digital. În plus, un volum mare de date e necesar pentru ca modelele să fie fiabile; instituțiile mici sau cele aflate la început de drum digital ar putea obține mai puțin folos de la AI până nu acumulează suficient conținut relevant.
• Securitatea datelor și confidențialitatea: Utilizarea IA în procedurile interne ridică și problema protejării datelor sensibile. Dacă o instituție ar folosi un serviciu public de AI (să zicem, ar introduce textul unei proceduri interne sensibile într-un chatbot online pentru a-l analiza), există riscul scurgerii de informații sau al încălcării confidențialității. Multe proceduri interne conțin date despre organizație care nu ar trebui făcute publice (de exemplu, detalii despre controale interne, despre sisteme informatice ale instituției, date personale ale angajaților sau cetățenilor în caz de proceduri operaționale). Este imperativ ca orice implementare de AI să respecte legislația privind protecția datelor (GDPR, de exemplu) și normele de securitate cibernetică. Soluția ar fi folosirea de sisteme AI on-premises sau în cloud guvernamental securizat, nu trimiterea informațiilor la întâmplare pe internet. De asemenea, chiar și intern, trebuie stabilite politici clare: cine are voie să folosească AI, pentru ce tip de documente, și cum se păstrează logurile interacțiunii cu AI-ul. Altfel, riscul este ca entuziasmul pentru automatizare să expună instituția la incidente de securitate sau la compromiterea datelor confidențiale.

În concluzie, IA trebuie folosită cu precauție.

Nu este un panaceu care va rezolva automat toate problemele procedurilor administrative – cel puțin nu fără supraveghere și reglaj fin.

Limitele tehnologice (înțelegerea contextului limitată, posibilitatea de a genera răspunsuri eronate sau “halucinații”) și riscurile menționate impun o abordare echilibrată: omul rămâne în control, iar AI-ul îl asistă.

Funcționarii ar trebui formați să colaboreze cu instrumentele de inteligență artificială, să le înțeleagă recomandările dar și să le chestioneze atunci când ceva pare nepotrivit.

Doar astfel se pot culege roadele eficienței și inovației, evitând totodată capcanele automate ale unei implementări necritice.

Cine ar beneficia de automatizarea procedurilor interne și unde este necesar controlul uman

Nu toate instituțiile și procesele sunt la fel, de aceea impactul IA și gradul optim de automatizare vor varia. În funcție de misiunea și specificul fiecărei entități publice, putem distinge două categorii: instituții (sau domenii) unde automatizarea procedurilor ar aduce beneficii substanțiale și instituții sau procese unde este preferabil să se mențină un control uman strict asupra procedurilor, din considerente de responsabilitate și etică.

Instituții publice ce pot beneficia major de proceduri automatizate

În general, instituțiile cu volume mari de activități repetitive și cu interacțiuni standardizate sunt candidate ideale pentru a integra IA în procedurile lor. Câteva exemple de astfel de tipuri de instituții și procese interne care ar beneficia sunt:

• Serviciile de evidență și eliberare de documente: Aici intră instituții precum direcțiile de evidență a populației, oficiile de stare civilă, ghișeele pentru eliberarea pașapoartelor sau a permiselor auto. Acestea se bazează pe proceduri foarte bine definite (depune cerere, verifică acte, emite documentul) și au fluxuri relativ asemănătoare pentru mii sau zeci de mii de cazuri. Automatizarea pașilor birocratici – de la verificarea formularelor până la generarea automată a documentului final – poate reduce considerabil timpii de așteptare și erorile umane. IA poate ajuta la verificarea formularelor (de ex., un algoritm OCR cu AI poate citi cererile scanate și valida dacă toate câmpurile sunt completate corect) sau la programarea automată a solicitărilor în funcție de gradul de aglomerare. Instituțiile de acest tip ar putea vedea o creștere a eficienței și satisfacției cetățenilor prin implementarea pe scară largă a acestor soluții.
• Administrațiile fiscale și financiare: Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) și serviciile financiare locale gestionează proceduri complexe de colectare a taxelor, declarare fiscală, verificări și rambursări. Multe dintre aceste operațiuni sunt rule-based (bazate pe reguli clare) și implică procesarea unor cantități uriașe de date financiare. IA, combinată cu automatizarea robotică a proceselor (RPA), poate eficientiza analiza declarațiilor fiscale, detectarea automată a anomaliilor sau fraudelor, trimiterea de notificări automate contribuabililor și chiar furnizarea de asistență virtuală pentru ghidarea cetățenilor prin procedurile fiscale. Instituțiile fiscale ar beneficia de reducerea erorilor manuale și de accelerarea proceselor, în timp ce personalul s-ar putea concentra mai mult pe cazurile excepționale sau pe consultanță fiscală personalizată acolo unde e necesar.
• Sistemul de achiziții publice și management al resurselor: Procedurile de achiziții publice, de la publicarea documentației de licitație până la evaluarea ofertelor și semnarea contractelor, sunt foarte procedurale și trebuie atent documentate pentru transparență. IA ar putea ajuta la generarea documentației standard de licitație, verificând totodată conformitatea cu legislația (ex: includerea criteriilor obligatorii). De asemenea, în faza de evaluare, algoritmi inteligenți ar putea analiza ofertele pentru a semnala inconsecvențe sau pentru a asigura că toate condițiile sunt îndeplinite, asistând comisiile de evaluare. Instituțiile precum Agenția Națională pentru Achiziții Publice sau compartimentele de achiziții din orice autoritate contractantă ar câștiga eficiență și ar reduce riscul de contestații cauzate de erori procedurale. Similar, în managementul resurselor umane interne, unde proceduri ca angajarea, evaluarea performanței sau pontajul sunt repetabile, automatizarea cu AI (de exemplu, filtre de CV-uri bazate pe criterii obiective, chatboți pentru răspunsuri la întrebări despre regulamente interne) ar ușura munca și ar asigura tratament uniform angajaților.
• Administrația locală (primării) pentru servicii comunitare: Primăriile gestionează o varietate de servicii locale – autorizații de construcție, certificate de urbanism, acordarea de beneficii sociale, înregistrarea asociațiilor etc. Multe din acestea urmează proceduri tipice unde se examinează documentații, se dau avize de la mai multe departamente și se emite un răspuns oficial. În orașele mari, volumul este foarte mare, deci timpii de așteptare pot crește. Automatizarea pașilor (inclusiv verificări inter-departamentale automate, emitere de notificări către cetățeni prin e-mail/SMS în fiecare stadiu) poate aduce un plus de transparență și viteză. De asemenea, IA poate fi folosită pentru a prioritiza cererile în funcție de urgență sau de completitudinea dosarului (de exemplu, cererile cu toate actele în regulă pot fi semnalate pentru a fi rezolvate mai repede). Primăriile din localități medii și mari ar putea astfel gestiona mai bine fluxul de lucru, oferind locuitorilor servicii mai prompt.
• Instituții cu servicii de relații cu publicul intense: Aici ne gândim la casele de asigurări de sănătate, casele de pensii, agențiile pentru ocuparea forței de muncă etc., unde publicul adresează frecvent întrebări și solicitări. Procedurile interne de răspuns la petiții, de soluționare a dosarelor de indemnizații sau compensații pot fi parțial automatizate. Chatboții inteligenți pot prelua întrebări frecvente de la cetățeni, oferind răspunsuri imediate sau ghidându-i către formularele necesare, ceea ce degrevează personalul uman. În paralel, IA poate ajuta la trierea solicitărilor interne: de exemplu, cererile incomplete pot fi identificate automat și trimise înapoi cu indicația de completare, fără ca un funcționar să piardă timp cu asta. Instituțiile sociale, care au și un grad mare de rutină dar și importanță pentru populația vulnerabilă, ar câștiga capacitate să proceseze volum mare de cazuri menținând acuratețea și corectitudinea.

În esență, orice instituție publică ce operează cu proceduri standardizate, volum mare de date și interacțiuni repetitive are de câștigat de pe urma automatizării inteligente.

Beneficiile ar fi: reducerea timpilor de procesare, scăderea costurilor operaționale, uniformizarea tratamentului (toți cetățenii parcurg aceiași pași clari) și eliberarea angajaților de sarcinile monotone.

Aceștia se pot reprofila spre activități cu valoare adăugată – analiză, comunicare, îmbunătățirea politicilor – adică exact zonele unde prezența umană contează cel mai mult.

Procese și instituții unde controlul uman trebuie menținut strict

Există și zone ale administrației unde, deși IA poate avea un rol de suport, decizia și conceperea procedurilor trebuie să rămână ferm în mâna oamenilor. În astfel de cazuri, miza etică sau complexitatea contextului fac ca automatizarea completă să fie riscantă sau inadecvată. Câteva situații de acest fel includ:

• Sistemul judiciar și procesele aferente justiției: Chiar dacă tribunalele și parchetele nu sunt “instituții administrative” în sens clasic, ele urmează proceduri (juridice) foarte stricte. Orice eroare procedurală poate avea consecințe grave asupra drepturilor omului (de exemplu, o citație greșit emisă poate vicia un proces). Aici controlul uman este esențial. Deși IA poate ajuta la gestionarea cauzelor (ex. sortarea dosarelor pe tipologii, prioritizarea după urgență, redactarea de minute șablon), hotărârile și actele de procedură trebuie supervizate de magistrați și grefieri. O sentință automată dată de un calculator este inacceptabilă etic și ilegală. În plus, justiția implică echilibrarea nuanțată a probelor și circumstanțelor – ceva ce nicio IA nu poate face la nivel de finețe umană. Prin urmare, în tot ce ține de procedurile judiciare și chiar administrative contencioase, IA rămâne doar un instrument auxiliar, cu decizia finală la om.
• Domeniul apărării și siguranței naționale: Instituțiile militare sau de informații pot folosi IA pentru analiză de date, simulări, logistică, însă procedurile operaționale critice (ordinele de misiune, regulile de angajare, planurile strategice) nu ar trebui lăsate pe seama unui algoritm. Aici, pe lângă aspectul etic (decizii de viață și moarte, implicații politice majore), intervine și caracterul imprevizibil al situațiilor. Un sistem automat poate eșua în fața unui context cu totul nou sau poate lua decizii rigide care să ducă la escaladări periculoase. De exemplu, procedurile de reacție la o încălcare a spațiului aerian trebuie să permită judecată de moment din partea factorilor umani, nu răspuns automatizat. Armata și structurile de securitate pot adopta IA ca suport (cum ar fi analizarea imaginilor satelitare sau detectarea intruziunilor cibernetice), dar lanțul decizional și adaptarea procedurilor la situație sunt atributul factorului uman.
• Procese cu impact major asupra drepturilor cetățenilor: Aici ne gândim la decizii de natură socială sau de sănătate care afectează direct viața oamenilor – de exemplu, evaluarea eligibilității pentru un beneficiu social, procedurile de plasament ale copiilor în sistemul de protecție, sau deciziile medicale în spitalele publice (alocarea unui organ pentru transplant, de pildă). Dacă s-ar folosi IA în astfel de cazuri, există riscul de depersonalizare a actului decizional și de nedreptate. De exemplu, un algoritm care aprobă sau respinge automat dosare de ajutor social, pe baza unor scoruri, poate ignora contextul familial sau suferința din spatele cifrelor. La fel, într-un spital, a urma “procedura standard” fără intervenția medicului poate fi periculos, deoarece pacienții diferă. Prin urmare, asistența socială, sănătatea publică și educația sunt domenii unde, deși procedurile interne pot fi optimizate, implementarea lor trebuie să rămână sensibilă la factorul uman. Un asistent social sau un medic trebuie să poată devia de la protocol când situația o cere, asumându-și această decizie, lucru dificil de acceptat într-un sistem complet automat.
• Instituții de reglementare și decizie strategică: Agențiile de reglementare (cum ar fi cele din domeniul energiei, comunicațiilor, concurenței) și autoritățile de nivel înalt (Guvern, ministere în elaborarea politicilor publice) operează cu proceduri care presupun multă deliberare și judecată de valoare. De exemplu, definirea unei politici economice sau negocierile diplomatice urmează unele proceduri formale, dar deciziile se iau în funcție de valori, priorități politice, asumare de riscuri – domenii unde AI nu poate substitui leadership-ul uman. Un algoritm nu are capacitatea de a inova sau de a anticipa reacții socio-politice la o măsură. Astfel, în aceste vârfuri instituționale, AI poate furniza date și scenarii (ex: simulări economice, prognoze), însă procedurile de adoptare a deciziilor strategice trebuie gândite și validate de oameni, care pot integra perspective morale, culturale și contextuale pe care mașina nu le posedă.
• Cazuri care implică valori etice sau culturale: În fine, orice procedură internă care atinge aspecte de etică (de exemplu, procedura unui consiliu etic dintr-un spital) sau de specific cultural (poate interacțiunea cu comunități tradiționale, minorități) trebuie tratată cu mare atenție. Aici regulile nu sunt doar tehnice, ci și sensibile. O inteligență artificială nu are empatie și nici comprehensiunea valorilor locale, astfel că nu ar trebui să fie lăsată să creeze sau să modifice de una singură astfel de proceduri. Deciziile sensibile – cum ar fi sancționarea unui angajat pentru comportament neetic, sau modul de consultare a comunității în proiecte locale – implică nuanțe pe care doar factorul uman le poate cântări corespunzător.

În concluzie, automatizarea nu este „mărimea potrivită pentru toți”.

Trebuie făcută o analiză a fiecărei sfere de activitate publică pentru a stabili nivelul optim de implicare a IA. Cele mai bune rezultate se obțin probabil printr-o colaborare om-mașină: IA preia volumul și rutina, iar omul asigură supervizarea, empatia și răspunderea. Instituțiile ar trebui să adopte IA acolo unde aceasta sporește capacitatea administrativă fără să compromită valori fundamentale precum legalitatea, echitatea și respectul față de cetățean. Iar în zonele critice menționate, rolul IA trebuie limitat la suport decizional, niciodată decizie autonomă.

Finalul, cu degtele pe tastatură

Modernizarea procedurilor interne din instituțiile publice românești este o necesitate pentru a crea o administrație eficientă, transparentă și orientată spre cetățean. Inteligența artificială se conturează ca un instrument valoros în atingerea acestui obiectiv, oferind soluții de automatizare și optimizare care pot reduce birocrația și erorile.

O procedură internă bine concepută aduce claritate și predictibilitate, iar IA ne poate ajuta să o construim și menținem astfel – de la redactarea inițială până la adaptarea continuă la schimbare.

Totuși, a folosi IA în administrație nu înseamnă a exclude oamenii din ecuație, ci a le multiplica forța de muncă într-un mod inteligent.

Succesul va depinde de un echilibru: să îmbrățișăm inovația tehnologică păstrând totodată vigilența asupra riscurilor și punând mereu pe primul loc interesul public și statul de drept.

Procedurile create cu ajutorul IA trebuie să rămână instrumente pentru oameni – atât pentru funcționarii care le aplică, cât și pentru cetățenii pe care îi deservesc.

Prin această abordare, instituțiile publice din România pot evolua spre standarde moderne de guvernanță, valorificând potențialul IA în mod responsabil și eficace.

Adică… e aici și nu e foarte greu de admis, nici de aplicat. Trebuie doar să punem mâna, onest, pe lopeți.